HR vrijmaken van administratieve rompslomp met geautomatiseerde processen

Geen enkele HR-medewerker heeft gestudeerd om administratieve taken uit te voeren. Het digitaliseren en zoveel mogelijk automatiseren van HR-processen is dan ook essentieel om tijd vrij te maken voor belangrijkere zaken. Peple helpt corporaties hierbij en in gesprek met CorporatieGids.nl vertellen Sales Executive Marco Ruiten, Sales Executive Niek Velthuijzen en Customer Succes Manager Joul Verhoeven over een efficiënt HR-apparaat voor woningcorporaties.

De digitalisering in de sector is een van de belangrijkste uitdagingen voor woningcorporaties, begint Niek het gesprek: “Veel organisaties werken op dit moment nog op de ouderwetse wijze met veel papierwerk en lijstjes. Een andere uitdaging is op het gebied van tijd en onderbezetting. Corporaties worden geleefd door de dagelijkse werkzaamheden, waardoor er minder tijd overblijft voor visie op HR-gebied, personeelsbeleid en professionalisering. Hierdoor is er geen ruimte om bijvoorbeeld te duiken in zaken als wet- en regelgeving en de complexe CAO.”

Bezig met de mens
Geen enkele HR-medewerker heeft gestudeerd om administratieve taken uit te voeren, gaat Joul verder: “Een efficiënt HRM- en Payroll-systeem moet daarom zoveel mogelijk administratieve handelingen wegnemen en processen automatiseren. Dit zodat de HR-medewerker bezig kan zijn met hetgeen waar hij of zij daadwerkelijk bezig mee moet zijn: de mensen.”

Automatisering
Peple helpt woningcorporaties hierbij. Marco: “Met Visma.net HRM & Payroll kunnen verschillende workflows worden ingericht waardoor de gebruikers automatisch taken en signalen krijgen. Maar ook andere digitale processen worden geautomatiseerd, zoals het gehele onboardingsproces wanneer een medewerker in dienst treedt, werving en selectie, de gesprekscyclus, declaraties en verloven. Dit doen we al dertig jaar en inmiddels maken meer dan negentig woningcorporaties gebruik van onze oplossing voor de sector.”

Tijd voor strategische HR-taken
Door HR-processen te digitaliseren wordt papierwerk weggenomen en spelen HR-medewerkers veel tijd vrij. Joul: “Deze tijd kunnen ze besteden aan strategische HR-taken zoals de analyse van HR-data, aandacht voor de ontwikkeling en ontplooiing van medewerkers, vitaliteitsprogramma’s, stressmanagement of het verminderen van verloop. Door middel van een ideaal implementatieproces, kan Peple elke woningcorporatie aangeven hoe een goed implementatieproces eruit ziet en hen hierbij stap voor stap begeleiden. Zo worden de juiste afspraken en workflows toegepast. Een corporatie hoeft hierdoor niet het wiel zelf uit te vinden en zal zelf snel de essentiële HR-processen kunnen uitvoeren, waarna een verdere verdieping op aanpalende terreinen kan worden uitgevoerd, zoals de invoering van een opleidingssysteem, een werving- en selectiesysteem of een pre-employment screeningsysteem.”

“Uiteraard dienen medewerkers binnen de corporatie zelf voor het implementatieproces verantwoordelijk te zijn om de gebruikers en beslissers op te lijnen voor het gebruik,” gaat Niek verder. “Niet alle medewerkers zullen een nieuw systeem meteen omarmen en gebruiken. Hierbij is het dus belangrijk dat er rekening wordt gehouden met de verschillende ‘stijlen’ van gebruikers en hierop in te spelen in ondersteuning, zowel tijdens als na de implementatie. Peple zal hierin ook tijdens de gebruikersfase volop kunnen ondersteunen met persoonlijke aanspreekpunten en opleidingen om het gebruik te optimaliseren.”

Administratieve rompslomp voorkomen
Met deze manier van werken voorkomen woningcorporaties ‘administratieve rompslomp’. Op de vraag of Marco daar wat voorbeelden van kan geven, vertelt hij: “Zonder een HRM- en Payrollsysteem wordt het werk, het rekenen en het bewaken van belangrijke taken met deadlines handmatig en op allerlei plekken gedaan, zoals in Word, Excel of via de mail. Dat is zeer tijdrovend voor een HR-professional die zich wil richten op mensen en beleid. Maar ook in selfservicezaken als verlof, verzuim en loonstroken wordt HR ontlast, vergemakkelijken templates het proces en houdt de corporaties grip op wijzigingen.”

Connectiviteit
Een goed HRM- en Payrollsysteem heeft daarnaast een hoge mate van connectiviteit, zegt Joul: “De klant wil graag een goedwerkend systeem zonder gedoe. Door een hoge connectiviteit te bieden met omliggende instanties en systemen zoals het UWV en de Belastingdienst, heeft de corporatie hier geen omkijken naar en wordt er geen nieuwe rompslomp gecreëerd zoals het moeten checken van of wachten op data.”

AI in het HR-proces
Niek knikt en vervolgt: “Daarbij kunnen nieuwe technologieën als AI meerwaarde bieden. Binnen Peple zijn we druk bezig om te kijken hoe we AI kunnen inzetten, bijvoorbeeld door de klant het proces te laten optimaliseren en beter met het systeem te laten werken. AI kan ook als support fungeren en vragen van klanten beantwoorden met verwijzingen naar kennisartikelen en nieuwe releases, waardoor je snel antwoord krijgt op vragen wat tijdswinst oplevert. Deze tijdswinst kan weer besteed worden aan het verbeteren van de dienstverlening.”

Doorontwikkeling
“We zien dat woningcorporaties nu volop bezig zijn met het digitaliseren van hun processen en documenten,” sluit Marco het gesprek af. “Hiervoor zijn volop mogelijkheden met een mooi HRM- en Payroll-systeem. We blijven als organisatie onze software volop ontwikkelen om zo de processen voor de gebruiker te versimpelen zodat er steeds minder handmatige acties nodig zijn. Daarnaast is IT-beveiliging een steeds belangrijker punt en ontstaat door salarisadministrateurs die met pensioen gaan een steeds grotere behoefte aan betere en makkelijkere salarisverwerking. Daar willen we vanuit Peple ook in de toekomst op blijven inspelen.”

Bron: de CorporatieGids