Aan het woord is Klaas Vos, teammanager Managed Services bij Peple. Managed services is de afdeling binnen Peple waar de salarisadministratie van klanten wordt uitgevoerd.
Mijn naam is Klaas Vos. Ik ben een geboren en getogen in Drent en woonachtig in Hollandscheveld met mijn vrouw. Samen hebben wij drie kinderen die inmiddels op zichzelf wonen.
Vanaf ongeveer 2005 is mijn passie voor HR en salarisadministratie gestart via PostNL en daarna bij een grote zorgorganisatie die de Visma applicaties gebruikte. Zodoende ben ik met Visma.net in contact gekomen. Vervolgens ben ik bij Visma in dienst getreden. In 2019 ben ik teammanager van Managed Services geworden.
Ik geef nu leiding aan 13 mensen van de afdeling Managed Services binnen Peple, een mooie club met ervaren routiniers. Met mijn mensen doen wij de maandelijkse payroll verwerking voor circa 80 klanten, zodat er elke maand een up to date loonstrook en salarisbetaling wordt verstrekt. Onder onze payrolling wordt verstaan de verwerking van complexe salarismutaties, afdracht van loonheffingen, de uniforme pensioenaangifte (UPA) en het leveren van vele rapportages (sepa bestanden, journaalposten, digitale stroken etc).
Wat uniek is, is dat elke klant een eigen persoonlijk aanspreekpunt heeft. Dit vinden klanten heel plezierig om te ervaren, namelijk dat zij bij vragen persoonlijk worden geholpen en hun hulpvraag niet op de spreekwoordelijke stapel terechtkomt. Persoonlijk contact is een absolute meerwaarde. We hebben daardoor veel tevreden klanten bij woningcorporaties, zorginstellingen en de zakelijke markt.
Het leukste aan het werken bij Peple is, dat ik werk in een hecht team dat bestaat uit diverse disciplines maar waarin men klaar staat om elkaar te helpen en van elkaar te leren, waardoor we onze klanten uitstekend kunnen bedienen. We hebben zeer ervaren medewerkers die nieuwe collega’s begeleiden en ondersteunen om kennis en ervaring aan te scherpen. Dus people first!
Payrolling is een specialisme waar geen kant en klare opleiding voor bestaat. Na een administratieve opleiding moeten de fijne kneepjes van het vak door een aanvullende opleiding (PDL) maar vooral door veel ervaring worden bijgebracht. Alle medewerkers zijn overigens Nirpa gecertificeerd (permanente educatie).
De kennis en bezetting moeten op sterkte zijn en blijven. Ons kennisniveau is hoog maar tegelijkertijd is het niet eenvoudig om nieuwe mensen te vinden omdat er geen standaard opleiding is om salarisadministrateur te worden. Deze problematiek ondervinden onze klanten ook wanneer bijvoorbeeld door het vertrek/pensioen van een salarisadministrateur een gat ontstaat dat niet meteen kan worden ingevuld. Hier kan Peple op inspringen door het ontstane gat in te vullen door een ervaren medewerker in te zetten. Peple stroopt dan echt de mouwen op om de klant op dat moment te helpen!
We starten binnenkort een traineeship op om via “interne kweek” voldoende capaciteit aan onze nieuwe en bestaande klanten te leveren. Klaas noemt vaak “Eén is geen” waarmee hij bedoelt dat het leunen op 1 salarisadministrateur met kennis geen waarborg is voor de continuïteit van de salarisadministratie binnen de organisatie. Peple Managed Services kan die continuïteit wél bieden. Voor sommige klanten is dat wel een drempeltje. Een klant moet het vertrouwen krijgen om deze taak aan een andere organisatie over te dragen. Bij ons is dit echt in goede handen, vervolgt Klaas, zeker gezien het groot aantal tevreden klanten die dit kunnen bevestigen en het zorgvuldige intake proces dat wij bieden.
Er is veel meer mogelijk in het HRM & Payroll systeem van Visma.net dan je in eerste instantie denkt. Dus laat je door ons adviseren over de mogelijkheden. Veel klanten staan nog maar aan het begin van wat er mogelijk is in het systeem, maar er is nog veel meer efficiency te bereiken door bijvoorbeeld workflows, sjablonen en digitale handtekeningen. Een laatste key take away: denk goed na hoe je als organisatie continuïteit biedt in je salarisadministratie!